Sumqayıt Dövlət Universitetinin Sənədlərlə iş şöbəsi İnsan Kapitalının İdarə Edilməsi Mərkəzinin bazasında rektorun 3-29-71/3-1-599/2025 saylı, 08 iyul 2025-ci il tarixli əmrinə əsasən yaradılıb. Sənədlərlə iş şöbəsi universitetin sənəd idarəçiliyini təşkil edən əsas struktur bölmələrdən biridir. Sənədlərlə iş şöbəsi sənədlərin qəbulu və qeydiyyatı, sənədlərin hərəkətinin təşkili, sənədlərin arxivləşdirilməsi, nomenklaturanın tərtibi və sənəd formalarının idarə olunması, rəhbərlik üçün sənəd hazırlığı, elektron sənəd dövriyyəsinin təşkili, icra intizamına nəzarət, daxili normativ sənədlərin hazırlanmasına rəhbərlik edir. 2024-cü il oktyabr ayından etibarən universitetdə Elektron sənəd dövriyyəsi fəaliyyət göstərir. Elektron sənəd dövriyyəsi (ESD) — sənədlərin fiziki daşıyıcılar (kağız) olmadan, elektron formada yaradılması, imzalanması, göndərilməsi, qəbul edilməsi, saxlanması və idarə olunması prosesidir. Bu proseslər xüsusi proqram təminatı və informasiya sistemləri vasitəsilə həyata keçirilir.
Sumqayıt Dövlət Universitetinin Rektorunun 3-29-71/3-1-603/2025 saylı, 9 iyul 2025-ci il tarixli əmrinə əsasən Sənədlərlə iş şöbəsinin müdiri vəzifəsinə Məcidova Məlahət Mövlud qızı təyin olunmuşdur. Təhsilini Sumqayıt Dövlət Universiteti (SDU) “Mühəndis energetika” ixtisası üzrə bakalavriat səviyyəsində tamamlayan Məlahət Məcidova, 2021–2023-cü illəri əhatə edən magistratura təhsilini SDU-nun “Elektroenergetika mühəndisliyi” ixtisası üzrə fərqlənmə diplomu ilə bitirmişdir. Fəaliyyəti dövründə bir sıra yerli və beynəlxalq əhəmiyyətli konfranslarda iştirak etmiş, ixtisası ilə bağlı tezislərlə çıxışlar etmişdir. Sumqayıt Şəhər İcra Hakimiyyəti başçısının 5 mart 2025-ci il tarixli sərəncamına əsasən, şəhərin ictimai həyatında fəal iştirakına görə Fəxri Fərmanla təltif olunmuşdur. 2003-cü ildən Yeni Azərbaycan Partiyasının üzvüdür.
Şöbənin işçi heyəti şöbə müdiri, aparıcı mütəxəssis və mütəxəssisdən ibarətdir. Şöbənin tərkibinə Arxiv bölməsi daxildir. Arxiv bölməsinin fəaliyyəti arxiv materiallarının qorunması, sənədlərin ekspertizası və məhv edilməsi hüquqi və tarixi əhəmiyyət kəsb edən sənədləri qorumaq, sistemləşdirmək və istifadə üçün əlçatan etmək məqsədi daşıyır. Bölmənin işçi heyəti arxiv müdiri, arxivçi və operatordan ibarətdir.
